دفتر کل حسابداری ، این دفتر بخشی از سیستم حسابداری می باشد که برای تهیه صورت های مالی و ترازنامه ها ایجاد شده است. دفتر کل برای ثبت عملیات با فاصله زمانی بیشتری نسبت به فاصله ثبت رویدادها در دفارتر روزنامه ایجاد شده است.
به عنوان مثال حساب موجودی نقد در یک سر فصل ثبت شده و ترتیب نگارش حساب ها در دفتر نیز مطابق ترتیبی است که حساب ها در ترازنامه قرار می گیرد.
روش ثبت و نوشتن دفتر کل
دفتر کل دفتری است که هر صفحه از آن را به یک حساب اختصاص می دهیم و رویدادهای مالی مربوط با آن حساب را در آن ثبت می کنیم. به عبارتی مشخص می کنیم که حساب مورد نظر در چه تاریخی بدهکار و در چه تاریخی بستانکار شده و مانده نهایی آن چه میزان می باشد. اصولا دفتر کل دارای یک ستون تاریخ و یک ستون شرح و ستون بدهکار و ستون بستانکار می باشد و در آخر یک ستون که نشانگر مانده حساب می باشد. معمول ترین فرم حساب های دفتر کل در حقیقت به شکل تی می باشد که هر یک از طرفین به چندین ستون تقسیم بندی شده و دارای چندین قسمت اصلی شامل شماره ثبت دفتر روزنامه، تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار و مانده می باشد.
نفاوت دفاتر قانونی کل و دفتر قانونی روزنامه
دفاتر قانونی بعد از ثبت شرکت توسط ادراه ثبت شرکت ها باید سالانه دو دفتر کل و روزنامه برای ثبت نگارشی رویدادهای مالی تهیه شوند. که بر اساس نیاز مجموعه توسط پست درخواست داده شده و توسط سازمان ثبت شرکت ها تنظیم و برای مجموعه ارسال می شود. این دفاتر از مبناهای مهم سازمان دارایی کل کشور می باشد که برای رسیدگی مالیاتی و تعیین مالیات مورد بررسی و ارزیابی قرار می گیرند. دفاتر کل در برگیرنده سر جمع گردش حساب ها و دفتر روزنامه در برگیرنده ریز گردش حساب ها می باشد.
